MacBook Pro on table beside white iMac and Magic Mouse

Praca zespołowa – duży atut w kontekście wyników finansowych firmy.

Praca zespołowa narzuciła się wraz z nowymi narzędziami cyfrowymi, wypierając niektóre funkcje przedsiębiorstwa związane z tradycyjną hierarchią. Okazuje się, że jest to prawdziwe wyzwanie dla zespołów i ma swoje własne wymagania, których nie należy lekceważyć, takie jak rygorystyczna organizacja, ale także zarządzanie zespołem, które stawia ludzi w centrum. Rozwój pracy zdalnej, który ma swoje źródło w wielu przyczynach (dobre samopoczucie, transport, rodzina) sprawiła, że praca zespołowa stała się filarem nowego sposobu działania.

 

Jakie są wyzwania związane z pracą zespołową?

Oszczędność czasu poprzez wyeliminowanie spotkań. Pracownicy uczestniczą średnio w ponad dwóch spotkaniach tygodniowo, co daje łączny czas 4,5 godziny. Średnia ta różni się znacznie w zależności od statusu (4,3 spotkania/tydzień w przypadku kierowników) i rodzaju organizacji (4,1 spotkania w przypadku organizacji macierzowych). W sumie więc pracownicy spędzają 3 tygodnie w roku na spotkaniach. Jednak zaledwie połowa (52%) tych spotkań jest uważana za produktywne. Praca zespołowa, dzięki centralizacji danych, ułatwia przekazywanie informacji i aktualizację statusu za pomocą wydajnego narzędzia informatycznego, a spotkania poświęcone rozdzielaniu zadań stają się zbędne.

Dzielenie się informacjami.

Dzielenie się informacjami i pomysłami jest kluczem do efektywnej pracy. Aby to dzielenie się było skuteczne, konieczne jest rozwijanie przejrzystości, tj. wiedzy w czasie rzeczywistym, kto nad czym pracuje. Nie w celu kontroli i nadzoru, ale po to, by zapewnić obieg informacji i postęp w realizacji projektów. Ale także po to, aby w razie trudności każdy mógł być odpowiedzialny i w ten sposób zaangażować się w rozwiązanie problemu.

Oszczędność czasu dzięki wyeliminowaniu plagi e-maili

Liczba wewnętrznych wiadomości e-mail w firmie jest znaczna, platforma współpracy umożliwia wyeliminowanie wiadomości e-mail, ponieważ wszystko znajduje się na platformie i upraszcza pracę zespołową.

Rozwijanie wymiany wiedzy.

Praca zespołowa pozwala zespołom na rozwijanie nowych pomysłów i dzielenie się nimi, a tym samym pozwala każdemu być źródłem pomysłów. Umożliwia dzielenie się wiedzą, współpracę i umiejętność przełamywania barier między metodami działania, a także zaangażowanie każdego pracownika w zespoły tworzone wokół projektu.

Praca zdalna bez granic.

Zespoły rozmieszczone w kilku miejscach, a nawet w innym kraju, muszą wymieniać się informacjami na temat różnych projektów. Web-konferencje zmniejszają konieczność podróżowania pracowników, eliminują odległości i umożliwiają bezpośredni kontakt bez konieczności posiadania skomplikowanej infrastruktury. Zasoby firmy muszą być dostępne z każdego terminala, o każdej porze i w każdej strefie czasowej. Chmura umożliwiła wspólne przetwarzanie plików lub rozwiązania do sporządzania notatek, które dają pracownikom możliwość wspólnej pracy nad tym samym plikiem i obserwowania w czasie rzeczywistym zmian wprowadzanych przez ich kolegów.

Ograniczenie dla narzędzi współpracy?

Należy jednak podjąć środki ostrożności w celu zabezpieczenia infrastruktury IT. Praca zespołowa może stać się źródłem błędów (przypadkowe usunięcie pliku lub pewnych modyfikacji itp.). Firmy, które miały do czynienia z tego typu błędami, wiedzą, jak bardzo jest to czasochłonne i jak może zagrozić firmie. Zalecane jest częste wykonywanie automatycznych kopii zapasowych. Użytkownik powinien zawsze mieć możliwość pobrania wcześniejszej wersji dokumentu, aby ograniczyć straty. Głównym problemem jest jednak bezpieczeństwo danych, zwłaszcza w przypadku narzędzi współpracy online, a ochrona przed możliwymi włamaniami jest priorytetem. Nie należy również zapominać o awariach sieci komputerowych lub stron internetowych, które mogą być prawdziwym utrapieniem w miejscu pracy, ponieważ uniemożliwiają dostęp do danych, a tym samym uniemożliwiają pracę pracownikom.

Leave a Reply